Οργάνωση μηχανογραφικού συστήματος στο ξενοδοχείο (Front office).

Abstract

Οι νέες τεχνολογίες της Πληροφορικής, του Διαδικτύου και Τηλεπικοινωνιών ανοίγουν νέους ορίζοντες στην Τουριστική Αγορά, τόσο στο πλήθος και στην ποιότητα των προσφερόμενων υπηρεσιών, όσο και συνολικά στον τρόπο εξυπηρέτησης του πελάτη. Οι σημαντικότερες τεχνολογίες που χρησιμοποιούνται, είναι: οι προηγμένες εφαρμογές λογισμικού (παραθυρικά περιβάλλοντα, βάσεις δεδομένων) οι υποδομές πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών, το Διαδίκτυο (ιστοσελίδες, ηλεκτρονικό εμπόριο, b2b εφαρμογές), η ασύρματη επικοινωνία. Η ανάπτυξη των Π.Σ. και η εφαρμογή τους στις επιχειρήσεις συμβάλλει στην ανταγωνιστικότητά τους και στην αποτελεσματική ανταπόκρισή τους στις απαιτήσεις των πελατών. Το Π.Σ. είναι επομένως ένα επιχειρησιακό σύστημα, το οποίο επεξεργάζεται τα δεδομένα από το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης και παρέχει πληροφορίες στη διοίκηση, ώστε να ληφθούν γρήγορα σωστές και έγκυρες αποφάσεις. Τόσο για τις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις όσο και για τα Τουριστικά γραφεία τα Π.Σ. προσφέρουν ουσιαστικές λύσεις για το Front Office & Back Office Management. Πολλά από τα υπάρχοντα Π.Σ. που χρησιμοποιούνται στον ξενοδοχειακό τομέα, αντιμετωπίζουν τον κάθε τομέα της επιχείρησης ανεξάρτητα, στερώντας από την επιχείρηση τη δυνατότητα αυτόματης ροής και επεξεργασίας της πληροφορίας μεταξύ των τμημάτων. Η φιλοσοφία των συστημάτων ERP μπορεί να αποτελέσει ένα επιπλέον βήμα προς την οργάνωση των ξενοδοχείων, διότι ενοποιούν τις διαδικασίες που αφορούν πελάτες, προμηθευτές καθώς και όλη την παραγωγική λειτουργία της επιχείρησης. Όπως διαπιστώνεται από την έρευνα που πραγματοποιήθηκε στην παρούσα διπλωματική εργασία, στους νομούς Ηρακλείου και Ρεθύμνης Κρήτης σε δείγμα 46 ξενοδοχείων που ανήκουν σε ΑΑ, Α' και Β' κατηγορίες, η χρήση των Π.Σ. είναι καθολική από τις συγκεκριμένες επιχειρήσεις και ειδικότερα για το front office management. Στην πλειοψηφία χρησιμοποιούν τα Π.Σ. για ν' αντιμετωπίζουν κυρίως τις λειτουργίες των τμημάτων Υποδοχής & Κρατήσεων, Σημείων Πώλησης και Λογιστηρίου. Δεν εκμεταλλεύονται πλήρως τις δυνατότητες του Διαδικτύου, των κεντρικών ηλεκτρονικών συστημάτων κρατήσεων και εν γένει του ηλεκτρονικού εμπορίου, με αποτέλεσμα να αδυνατούν ν' αντιμετωπίσουν αποτελεσματικά τον διεθνή ανταγωνισμό και να εξασφαλίσουν βιώσιμη ανάπτυξη στη παγκόσμια Τουριστική Αγορά.

The new technology of Data processing, Internet and Telecommunications open up new horizons in the Tourist Market, both in the quantity and in the quality of services offered, as well as in the integral service offered to the customer. The more significant technology used, are: the advanced software applications (applications which run under windows environment, data bases) the infrastructures of information technology and telecommunications, the internet (web sites, e-commerce, b2b applications), the wireless communication. The growth of Information Systems and their application in the enterprise contribute in their competitiveness and in their effective reaction to the demands of customers. The I.S. is consequently an operational system, which processes data from the internal and external environment of the enterprise and provides information to the administration, resulting to quick accurate and up to date decisions are taken. For both, Hotel Enterprises and Travel Agencies, Information Systems offer essential solutions for the Front Office and Back Office Management. Many of the current Information Systems that are used in the hotel sector, look at each department of the enterprise independently, and consequently deprive from the enterprise the possibility of automatic interdepartmental flow and process of information. The philosophy of ERP systems can constitute an additional step to the organisation of hotels, because they unify the procedures that concern customers, suppliers as well as the whole productive operation of the enterprise. As it is established by the research that was carried out for the purposes of this dissertation, in the prefectures of Thessalonica and Corfu in a sample of 46 hotels that belong to AA, A and B categories, the use of I.S. is total for the particular enterprises. In the majority they use I.S. to face mainly the operations of Front and Back Office and P.O.S. The current dissertation will focus on the front office management. They do not completely make use of the possibilities of the Internet, the central electronic reservations systems and in general the e-commerce, so that they are unable to face effectively the international competition and to ensure viable growth in the worldwide Tourist Market.