Η διοργάνωση των εκδηλώσεων σε ξενοδοχειακές μονάδες. Η περίπτωση του νομού Χανίων.

Abstract

Στην παρούσα πτυχιακή εργασία εξετάζεται η σχέση του τουρισμού με τις εκδηλώσεις και τη δυνατότητα που έχουν οι τελευταίες να αποτελέσουν σημαντικό παράγοντα προσέλκυσης τουριστών. Αποτελεί αναμφισβήτητο γεγονός ότι ο τουρισμός είναι ο μοναδικός εξωστρεφής κλάδος της ελληνικής οικονομίας που έχει την ικανότητα να δημιουργεί θέσεις εργασίας ιδιαίτερα σε μια δύσκολη οικονομική περίοδο για την χώρα. Από την άλλη, οι εκδηλώσεις έχουν αποκτήσει τα τελευταία χρόνια τεράστια σημασία όχι μόνο για μεμονωμένες περιοχές, αλλά και για ολόκληρες χώρες. Εδώ θα αναφερθούμε ειδικά στην περίπτωση του νομού Χανίων. Το πρώτο κεφάλαιο αναφέρεται στη σημαντικότητα των εκδηλώσεων, όχι μόνο ως κοινωνικού φαινομένου, αλλά και ως εμπορικής/επιχειρηματικής δραστηριότητας. Αναλύονται τα είδη των εκδηλώσεων, τα χαρακτηριστικά τους,οι στόχοι που πρέπει να επιτύχουν όπως και οι επιπτώσεις που αυτές έχουν στο περιβάλλον (φυσικό, κοινωνικό, πολιτικό, οικονομικό). Επίσης, αναδεικνύονται τα χαρακτηριστικά του κλάδου διοργάνωσης εκδηλώσεων που έχει πλέον αρχίσει να αποκτά αυτοτέλεια και να ονομάζεται σταδιακά βιομηχανία εκδηλώσεων καθώς και οι ιδιαιτερότητες που έχει ο τομέας του event management ως γνωστικό πεδίο. Στο δεύτερο κεφάλαιο παρουσιάζονται οι τομείς management που εμπλέκονται στη διοργάνωση μιας εκδήλωσης, αναλύεται ο στρατηγικός σχεδιασμός της και η εκπόνηση του χρονοδιαγράμματος υλοποίησης της. Αναφέρονται επίσης οι τομείς marketing μιας εκδήλωσης που αφορούν στη επιλογή του χώρου και της ημερομηνίας, στην τιμολόγηση και την προβολή και προώθηση της εκδήλωσης. Επίσης, γίνεται μια εκτενής αναφορά στη διαχείριση κινδύνου στα πλαίσια διοργάνωσης μιας εκδήλωσης, καθώς η ασφάλεια αποτελεί ένα νευραλγικό ζήτημα για τις εκδηλώσεις. Το τρίτο κεφάλαιο εισάγει καταρχάς στην οικονομική πλευρά μιας εκδήλωσης. Αναλύεται η κατάρτιση του προϋπολογισμού της εκδήλωσης, οι πηγές χρηματοδότησής της και οι δυνατότητες μια εκδήλωση να προσελκύσει χορηγίες. Παρακάτω γίνεται αναφορά στο ανθρώπινο δυναμικό και τους εθελοντές που απαιτούνται για τη διοργάνωση μιας εκδήλωσης καθώς και στη διαχείριση όλων αυτών των ατόμων. Τέλος, υποδεικνύονται οι τρόποι αξιολόγησης μιας εκδήλωσης σε όλα τα στάδια διοργάνωσης και εκτέλεσης της. Η σχέση τουρισμού και εκδηλώσεων αναλύεται στο τέταρτο κεφάλαιο. Αναδεικνύεται η σημασία του τουρισμού τόσο σε παγκόσμιο, έπειτα σε ελληνικό και τέλος σε τοπικό επίπεδο νομού Χανίων. Δίνονται πληροφορίες για τις δυνατότητες που υπάρχουν στο νομό Χανίων ώστε να αναπτύξει και να επωφεληθεί από τη σχέση τουρισμού-εκδηλώσεων. Υπό αυτό το πρίσμα, γίνονται κάποιες προτάσεις και υποδείξεις που ενδεχομένως να βοηθήσουν σε αυτήν την προ σπάθεια. Το κεφάλαιο κλείνει με τα συμπεράσματα της πτυχιακής εργασίας.

In this paper we examine the relationship between tourism and events and the ability the events may have to attract tourists. It is an unquestionable fact that tourism is the only extrovert sector of the Greek economy that can actually generate job positions especially in these difficult years that the Greek economy is undergoing. On the other, the events have increasingly become very imp ortant not only for regions but also for entire countries all the same. In this paper we examine the case of the municipality of Chania, Crete. The first chapter refers to the importance of events as social phenomenon and also –and more importantly- as co mmercial/business activity. We analyze the types of events, their attributions and features, the goals that events have to achieve and their outcomes to the environment (natural, social, political, economic). Furthermore, we present the distinctive characteristics of the events sector which is rapidly gaining its autonomy and is gradually being acknowledged as events industry and also the particular aspects of the event management body of knowledge. In the second chapter we present the management domains that are required in order to successfully organize an event and we analyze how an event should be strategically designed, planned and scheduled. Next we briefly refer to the marketing domain of the event in regard to the selection of its venue and date, its pricing and its advertising/promotion. In addition we point out the significance of risk management associated with the events, since safety and security are vital aspects throughout the designing, planning and implementing of every event. The third chapter introduces the financial/economical side of events. We analyze how to plan a budget to put on an event, its financial sources and also the possibility an event may have to attract sponsorship. Next we refer to the human resources techniques and skills that are required to manage the stuff and volunteers who are involved in an event. The third chapter closes with a brief reference to the evaluation process that should apply throughout the duration of an event. The relationship between tourism and events is presented in the fourth and final chapter. We point out the significance of tourism first globally, then in the Greek reality and finally regionally, in the context of the municipality of Chania. We provide current data and information demonstrating the possibility and ability that the region of Chania has in order to promote the event sector and benefit from the relation between tourism and events. Therefore, we inticate and recommend a number of actions and proposals that could aid to this direction. T his chapter closes with the conclusions that are drawn from this paper.