Οργάνωση μηχανογραφικού συστήματος στο ξενοδοχείο (Front Office).

Abstract

Όπως αναφερθήκαμε στα κεφάλαια της εργασίας μας το ηλεκτρονικό σύστημα αποτελεί ίσως και το τελειότερο σύστημα εφαρμογής του τμήματος υποδοχής. Οι μεγάλες κυρίως ξενοδοχειακές μονάδες καταφεύγουν στο αυτοματοποιημένο σύστημα λόγω της δυναμικότητάς τους και στην πολυπλοκότητα των εργασιών τους. Οι σύγχρονοι επαγγελματίες του τουρισμού διαρκώς μελετούν και αναλύουν με κάθε λεπτομέρεια τις τρέχουσες τάσεις του κλάδου τους με σκοπό να προσφέρουν στους πελάτες τους υπηρεσίες υψηλού επιπέδου και βελτίωση της παραγωγικότητας. Το τμήμα της υποδοχής που ουσιαστικά βασίζεται στο ηλεκτρονικό σύστημα για την διεκπεραίωση των εργασιών του έχει να αντιμετωπίσει και τα θετικά στοιχεία αυτού του συστήματος. Είναι φανερό πως με την χρήση των ηλεκτρονικών υπολογιστών το ξενοδοχείο οργανώνεται συνολικά και οι διαδικασίες είναι πολύ πιο σύντομες και απλές. Η εξοικονόμηση χρόνου είναι και ένα από τα κυριότερα θετικά στοιχεία της μηχανογράφησης αφού οι υπάλληλοι της υποδοχής απελευθερώνονται από τις εργασίες ρουτίνας και απασχολούνται με πιο λειτουργικά καθήκοντα. Οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές βοηθούν στην μείωση του αριθμού λαθών λόγω του αυτόματου συστήματος καταγραφής των λογαριασμών των πελατών. Όλες οι εγγραφές καταγράφονται αυτομάτως στην μνήμη του υπολογιστή και όλες οι πράξεις γίνονται αυτόματα, γεγονός που ελαχιστοποιεί το ανθρώπινο λάθος. Τα περισσότερα τμήματα του ξενοδοχείου είναι απαραίτητο να συνεργάζονται στενά και συντονισμένα για την σωστή οργάνωση και τον σχεδιασμό, για να κυλήσει ομαλά η διαδικασία. Έτσι, με την μηχανογράφηση του Front Office, επαυξάνεται η δυνατότητα ελέγχου στους λογαριασμούς πελατών και απλοποιούνται οι διαδικασίες. Οι λογαριασμοί των πελατών είναι συνεχώς ενημερωμένοι και σε οποιαδήποτε αλλαγή, γίνεται αυτόματη ενημέρωση όλων των αρχείων και των τμημάτων του ξενοδοχείου. Οποιεσδήποτε πληροφορίες που δημιουργούμε, αποθηκεύονται ηλεκτρονικά στον υπολογιστή, οπότε μπορούν να ανακτηθούν όταν αυτό είναι απαραίτητο. Επειδή η διεύθυνση ενός ξενοδοχείου ενδιαφέρεται για την αύξηση των εσόδων της, για την άρτια οργάνωση των διοικητικών και οικονομικών λειτουργιών της, για την μείωση του κόστους εργασιών, η αποδοτική διαχείριση μέσω του ηλεκτρονικού υπολογιστή και αυτομάτως της σωστής μηχανογράφησης δημιουργεί προϋποθέσεις, όπως αυτής των επιπλέον κερδών. Τελικώς, όταν η μηχανογράφηση του τμήματος υποδοχής χρησιμοποιείται σωστά, υπάρχει βελτίωση στο επίπεδο υπηρεσιών των ξενοδοχείων και βελτίωση του ποσοστού πληρότητας όπου αυτά τα δύο αποτελούν πρωταρχικό στόχο κάθε ξενοδοχειακής επιχείρησης σήμερα.