Αξιολόγηση λογισμικού λογιστικών συστημάτων

Abstract

Για να παραμείνουν λοιπόν στο προσκήνιο οι επιχειρήσεις, επενδύουν σε διάφορα Πληροφοριακά Συστήματα που τις βοηθάνε όχι μόνο στην παραγωγή κερδών αλλά κυρίως ευρύτερα στη διοίκηση όλης της εταιρίας. Ο σκοπός της εργασίας που παρουσιάζεται δεν είναι λοιπόν να αιτιολογήσει γιατί μια επιχείρηση χρειάζεται ένα A.I.S αλλά ποιες είναι οι συνθήκες και οι προϋποθέσεις για να επιλεγεί ένα Π.Σ στη θέση του A.I.S και ποια πρέπει να είναι τα κριτήρια βάσει των οποίων θα επιλεγεί το πιο κατάλληλο για την επιχείρηση σύστημα. Στο πρώτο κεφάλαιο γίνεται μια γενική παρουσίαση των γενικών αρχών των λογιστικών προγραμμάτων εφαρμογών, ως ένα επιμέρους κομμάτι των εφαρμογών της πληροφορικής στην επιχείρηση, και διευκρινίζονται κάποιες έννοιες που εμφανίζονται σε κάθε λογιστικό λογισμικό ως προς το τι χρειάζεται η κάθε επιχείρηση στο κομμάτι αυτό. Αναφέρεται επίσης η βασική τεχνολογική υποδομή που χρειάζεται ώστε το πληροφοριακό σύστημα να εγκατασταθεί με επιτυχία στην εταιρία και να είναι αποδοτικό. Στη συνέχεια παρουσιάζεται μια ολοκληρωμένη εικόνα για τα πληροφοριακά συστήματα είτε πρόκειται για τα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα (Α.Ι.S) είτε για τα ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης πόρων (τα ERP ) . Παρουσιάζονται δηλαδή οι λόγοι που κάνουν ένα πληροφοριακό σύστημα αναγκαίο για μια επιχείρηση, καθώς επίσης τα βασικά χαρακτηριστικά των πληροφοριακών συστημάτων, τα πλεονεκτήματα/μειονεκτήματα που παρουσιάζουν και οι ανάγκες για την αξιολόγηση τους. Στο δεύτερο κεφάλαιο παρουσιάζονται τα ERP ολοκληρωμένα προγράμματα, τα χαρακτηριστικά τους και τα κριτήρια επιλογής τους. Σε αυτό το κεφάλαιο παρουσιάζονται τα βασικά τμήματα από τα οποία αποτελείται ένα ERP, και δίνεται μια επεξήγηση στο πώς αυτά ανταποκρίνονται στις βασικές ανάγκες της επιχείρησης. Παρουσιάζονται τα βήματα που πρέπει να ακολουθούνται για την εγκατάσταση των πληροφοριακών συστημάτων με την επισήμανση των παραγόντων που μπορεί να παίξουν ρόλο στην αποτυχία αυτής. Στο ίδιο κεφάλαιο παρουσιάζονται οι βασικές αρχές και οι φάσεις υλοποίησης του SAP, περιγράφεται εν συντομία η χρήση του, που είναι σήμερα το πιο ολοκληρωμένο πρόγραμμα και ταυτόχρονα το πιο διαδεδομένο ERP λογισμικό. Το 3ο κεφάλαιο είναι αφιερωμένο στην επιλογή του κατάλληλου ολοκληρωμένου ERP πληροφοριακού συστήματος , τις διαδικασίες που ακολουθούνται, ποια είναι τα κριτήρια επιλογής ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης Στο 4ο κεφάλαιο παρουσιάζονται οι προβληματισμοί που συνοδεύουν την επιλογή ενός Π.Σ. τόσο οι κοινωνικοί όσο και οι ηθικοί. Οι φόβοι που υπάρχουν για μεθοδεύσεις παράτυπες ή και παράνομες και η ηθική διάσταση της κοινωνίας της πληροφορίας. Ανάλογη ανάλυση γίνεται όσον αφορά και την κοινωνική διάσταση των εφαρμογών πληροφοριακών συστημάτων. Στο τελευταίο κεφάλαιο γίνεται μια σύγκριση τριών ERP πληροφοριακών συστημάτων με στόχο να αναδειχθεί ότι στα φυλλάδια και τις παρουσιάσεις λίγο ή πολύ όλα βρίσκονται κοντά και είναι η αναλυτική επιλογή η μόνη αξιόπιστη μέθοδος για να γίνει η ορθή επιλογή.

The enterprises in order to stay in the spotlight and continue to be competitive need to invest in an appropriate Information Systems that provides them not only the necessary tools to generate profits, but, in general, the effective management of the whole company. Chapter 1 gives the definition of the ERP systems as well an overview of the general concepts of the accounting information systems. In this chapter the essential characteristics of information systems, as well as the advantages / disadvantages of and the need for their review are presented. ERP systems are dealing with the management, the production, the warehouse management, the marketing, the sales, the customer relationship management, and in general the complete management of all company parts and to be efficient need to be correctly implemented. So, in this chapter we also referred to the basic technological infrastructure necessary for a successful installation of the information system. In the second chapter the ERP integrated programs are described, their essential characteristics and their selection criteria. This chapter presents also the basic constituents of an ERP, explaining how they meet the essential needs of the business. This chapter mentions also the company’s sections in which the ERP systems are activated, as well as the function they have in each section. It presents the steps to be followed for the installation of information systems with the identification of factors that may play a role in a potential failure. In the same chapter the basic principles and implementation phases of SAP are briefly described as well an initiation of the use of SAP. SAP is currently the most comprehensive program and the most widespread ERP software. The third chapter is devoted to the selection of completely integrated ERP information system, the adopted procedures, and the basic selection criteria based on the specific business needs. In the fourth chapter the moral and social impact and the resulting concerns that accompany the selection and implementation of the information systems are treated. A similar analysis is done with respect and social dimensions of information systems application. In the last chapter a comparison of three ERP information systems is presented in order to highlight that in the brochures and presentations more or less all operation systems are very close one to the other. In order to have an effective implementation of the appropriate operation system nearly only an analytical trial issue, based on the real needs of the company, gives reliable results and helps to make the correct choice.