Μεθοδολογίες αξιολόγησης απόδοσης έργων.

Abstract

Παρότι προς το τέλος του 20ου αιώνα οι άνθρωποι άρχισαν να γνωρίζουν τη διαχείριση των έργων, τα έργα ουσιαστικά είχαν ξεκινήσει εδώ και 4500 χρόνια πριν, όταν οι αρχαίοι Αιγύπτιοι κατασκεύαζαν πυραμίδες. Η διαχείριση των έργων είναι σύνολο στόχων που πρέπει να επιτευχθούν καθώς ένα έργο εξελίσσεται. Οι στόχοι ταξινομούνται σε · χρόνο, · κόστος · ποιότητα. Επίσης σημαντικός παράγοντας στη διαχείριση των έργων είναι τα άτομα από τα οποία απαρτίζεται ένα έργο, οι διαφορετικές ανάγκες και προσδοκίες που έχουν για το έργο, καθώς και οι απαιτήσεις. Ένας κύκλος ζωής έργου συμπεριλαμβάνει την έναρξη του έργου, τον προγραμματισμό, την εκτέλεση και τον έλεγχο σε κάθε φάση και τέλος το κλείσιμο ή αλλιώς την παράδοση του έργου. Για να υπάρξει επιτυχία κατά την ολοκλήρωση του έργου θα πρέπει να βρεθεί η χρυσή τομή ανάμεσα στο χρόνο, το κόστος και στην απόδοση. Γι’ αυτό το λόγο οι διαχειριστές του έργου κατά τον προγραμματισμό των έργων ελέγχουν κάποιες παραμέτρους με την βοήθεια διαφόρων τεχνικών. Αρχικά Με τη βοήθεια του χρόνου προγραμματισμού του έργου και τα διαγράμματα Gantt ,ο διαχειριστής μπορεί να ελέγχει σε κάθε φάση την απόκλιση ανάμεσα στην πραγματικότητα και στο χρονοδιάγραμμα το οποίο έχει δημιουργήσει, επίσης να ορίζει βασικά ορόσημα που είναι τα σημαντικά γεγονότα στον κύκλο ζωής ενός έργου. Οι μέθοδοι CPM και PERT γνωρίζουν μεγάλη ανάπτυξη από τα μέσα του προηγούμενου αιώνα και δίνουν τη δυνατότητα στους διαχειριστές των έργων να μπορούν απεικονίσουν με διαγράμματα τις δραστηριότητες. Μπορούν επίσης να γνωρίζουν ποιες δραστηριότητες μπορούν να καθυστερήσουν, ποιες είναι κρίσιμες και τι περιθώριο καθυστέρησης έχουν. Βέβαια από μόνες τους δεν είναι αρκετές για προγραμματισμό ενός έργου διότι δεν απαντούν σε πολύ βασικά ερωτήματα σχετικά με τη διοίκηση και τον προγραμματισμό ενός έργου. Σημαντικός παράγοντας για την παραγωγή ενός έργου είναι οι πόροι. Οι διαχειριστές έργων θα πρέπει με προσοχή και ύστερα από έρευνα να επιλέγουν τους πόρους τους οποίους θα χρησιμοποιήσουν. Στην συνέχεια να κατασκευάσουν ένα προφίλ πόρων και να το παρακολουθούν καθόλη τη διάρκεια της εξέλιξης ενός έργου, προσπαθώντας να προβλέψουν και να επιτύχουν όσο το δυνατόν χαμηλότερο κόστος. Το κόστος είναι ένα από τα πιο σημαντικά προβλήματα που απασχολεί συνήθως τη διαχείριση. Όπως είναι φυσικό, ένα απρόσμενο δαπανηρό έργο μπορεί να επιφέρει την οικονομική καταστροφή ενός οργανισμού αλλά επίσης το κόστος από μόνο του δεν μπορεί να κρίνει την επιτυχία ενός έργου. Η διοίκηση έργου θέλοντας να δώσει λύση σε αυτό το πρόβλημα όρισε την απόδοση του έργου, η οποία χωρίζεται σε · Οργανωτικό επίπεδο · Επίπεδο Ενδιαφερομένων. Χρησιμοποιώντας κάποια μοντέλα για τον υπολογισμό της. Τα οποία είναι τα εξής: · Μοντέλα επιχειρηματικής αριστείας · Ισορροπημένη κάρτας αποτελεσμάτων · Βασικό μοντέλο δεικτών απόδοσης Στα οποία εφαρμόζονται διάφορες τεχνικές όπως είναι : · Ανάλυση κενών · Ολοκληρωμένος δείκτης απόδοσης · Στατιστικές μέθοδοι · Ανάλυση φακέλων δεδομένων Στην διπλωματική αφού μελετήθηκαν τα παραπάνω, θεωρήθηκε σημαντικό να γίνουν μετρήσεις των δεικτών απόδοσης ενός έργου ώστε να δοθούν όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες για το έργο. Σκοπός της πειραματικής διαδικασίας ήταν να μπορεί κάποιος με σαφήνεια να επιλέγει τα κατάλληλα πλαίσια και τις κατάλληλες τεχνικές που θα τον οδηγούν σε ένα βέλτιστο αποτέλεσμα. Αρχικά, αφού πρώτα βρήκαμε το έργο που θα ασχοληθούμε, το οποίο ήταν η εγκατάσταση ενός συστήματος ασφαλείας, στη συνέχεια συγκεντρώθηκαν πληροφορίες του έργου σε όλες τις φάσεις, ώστε να γίνει καταγραφή σε πίνακες και ανάλυση δεδομένων με διάγραμμα PERT και CPM ώστε να βρεθεί η κρίσιμη διαδρομή για να γίνει η κατανομή πόρων. Τέλος ολοκληρώσαμε τη διαδικασία με τη βοήθεια της διαχείρισης των κερδών, η οποία γίνεται με τη μέτρηση τριών μεγεθών · PV προϋπολογισμένο κόστος προγραμματισμένης εργασίας · AC πραγματικό κόστος μέχρι σήμερα · EV αξία που αποκτήθηκε. Εν κατακλείδι καταλήξαμε ότι ο διαχειριστής του έργου θα πρέπει να έχει - σαφή αποτελέσματα για τον χρόνο το κόστος και την ποιότητα του έργου - να ενημερώνει με ακρίβεια την ομάδα του - και να κατανοεί πλήρως την πρόοδο του έργου σε πραγματικό χρόνο Για αυτό θα πρέπει να γίνει σωστή εφαρμογή των μεθόδων απόδοσης έργου, κάτι το οποίο στις μέρες μας γίνεται γρηγορότερα και με περισσότερη αξιοπιστία με τα εύχρηστα λογισμικά τα οποία υπάρχουν.

Although people didn't come to know project management until the end of the 20th century, projects themselves had actually started as far back as 4500 years ago, when the ancient Egyptians used to build pyramids. Project management is a set of goals which have to be achieved as a project evolves. These goals fall into the following categories.  Time  Cost  Quality. Other important factors in project management are the people who make up a project, the different needs and expectations they have about the project as well as their specific requirements. A project's life cycle includes the start of the project, planning, execution and reporting on each phase and finally the closing, or in other words the delivery of the project. In order to meet success at the accomplishment of the project, the golden mean must be found between time, cost and performance. For this reason, project managers check some parameters during the planning of the projects, with the help of various techniques. Initially, with the help of project scheduling time and the Gantt charts, the administrator can detect and control discrepancies between the current schedule and reality during each stage, while he can set the basic benchmarks, that is to say the important facts in a project life cycle. The CPM and PERT methods have grown significantly since the middle of the last century, giving project managers the opportunity to visualise activities in charts. They are also able to know which activities are critical, which face a possibility of delay and for how long they can be delayed. Of course these methods alone are not sufficient to plan a project, because they do not answer critical questions in regard to the management and planning of a project. An important factor that affects the production of a project is resources. The project managers should, carefully and upon survey, choose the resources that they will use. Subsequently they build a resource profile and keep monitoring it throughout the development of a project, trying to predict and achieve the lowest cost possible. Cost is one of the most important problems that usually concerns management and of course an unexpectedly costly project can lead to the financial ruin of a corporation. Apart from that, cost alone cannot determine the success of a project. In order to solve this problem, the project management defined the performance of the project, dividing it into two levels:  Organizational level  Level of Stakeholders.  They used certain models in order to calculate this, which are the following:  Models of business excellence  Balanced scorecard  Basic model of performance indicators 10  In which various techniques are applied, such as  Gap analysis  Comprehensive efficiency index  Statistical methods  Data folder analysis In this thesis, after studying the above it was considered important to measure the performance indicators of a project, in order to give as much information as possible about the project. The aim of this experimental procedure was for one to be able to definitevely choose the appropriate background and the best techniques that will lead them to an optimal result. Initially, after finding the project that we will be concerned with, which was the installation of a security system, information was collected at all stages of the projet.Subsequently we proceeded to table entries and data analysis using PERT and CPM diagrams in order to find the critical path to be followed for resources allocation. Finally we fulfilled the project with the help of profit management, which is done by measuring three sizes · PV planned labor budgeted cost · AC actual costs to date · EV obtained value. In conclusion, we concluded to the ascertainment that the project manager should  have clear results on time cost and project quality  to accurately inform his team  fully understand the progress of the project in real time. Thus, project performance methods must be applied correctly. This is something that nowadays can be done faster and more reliably due to the easyto-use software which is available.