Τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης στο χώρο των επιχειρήσεων: μελέτη περίπτωσης.

Abstract

Η ραγδαία εξέλιξη της πληροφορικής τεχνολογίας τις τελευταίες δεκαετίες, είχε ως αποτέλεσμα την ανάπτυξη των πληροφοριακών συστημάτων σε όλες τις επιχειρήσεις. Σε αυτά τα πληροφοριακά συστήματα καταγράφονται τεράστιες ποσότητες λειτουργικών δεδομένων (δηλαδή δεδομένων που αφορούν, μεταξύ άλλων, και την καθημερινή λειτουργία των επιχειρήσεων π.χ. λογιστικές εγγραφές τιμολογίων, κινήσεις αποθήκης, ταμειακές κινήσεις κ.λ.π.). Όμως η σχεδίαση της καταγραφής και προσπέλασης των δεδομένων αυτών έχει ως σκοπό την αυτοματοποίηση της τυπικής λειτουργίας της επιχείρησης (δηλαδή π.χ. έκδοση τιμολογίων, ταμειακή παρακολούθηση αποθήκης, εξυπηρέτηση πελατών, φορολογική αντιμετώπιση κλπ) και όχι την παροχή πληροφοριών στα επιτελικά στελέχη. Με άλλα λόγια θα λέγαμε ότι οι στρατηγικές πληροφορίες, που αφορούν τη γενικότερη εικόνα της επιχείρησης, όπως η αποδοτικότητα ενός προϊόντος ανά γεωγραφική περιοχή και όχι μόνο, βρίσκονται διάσπαρτες στα υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματα της εταιρίας, χωρίς να υπάρχει κάποιος αυτοματοποιημένος τρόπος για τη δημιουργία της ενιαίας, συγκεντρωτικής εικόνας που απαιτείται από τη διοίκηση. Ακριβώς εδώ λοιπόν ξεκινάει ο ρόλος των πληροφοριακών συστημάτων διοίκησης των επιχειρήσεων που μέσω αυτών αντλούνται όλες οι πληροφορίες που χρειάζεται η επιχείρηση ώστε να πετύχει τους στόχους της αποτελεσματικά και αποδοτικά (μεγιστοποίηση της παραγωγής με χαμηλό κόστος – οικονομίες κλίμακος). Είναι σημαντικό να αναφερθεί ότι αν μια επιχείρηση σήμερα δεν διαθέτει κάποιο πληροφοριακό σύστημα διοίκησης είναι δύσκολο να σταθεί απέναντι στον ανταγωνισμό και να αποκτήσει βιωσιμότητα. Τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης των επιχειρήσεων εμπλέκονται σε όλες τις διαδικασίες τους (όπως παραγωγή, προμήθειες, marketing, αποθέματα, κλπ). Οι επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε διάφορες γεωγραφικές περιοχές διαθέτουν Π.Σ.Δ.Ε. (μία τέτοια επιχείρηση μελετάται σ’ αυτήν την πτυχιακή εργασία στο κεφάλαιο 5: μελέτη περίπτωσης) Γι’ αυτό και έχει μεγάλη ανάπτυξη, ανταγωνιστικότητα και αναγνωσιμότητα. Είναι σημαντικό ότι πλέον, οι «μεγάλες» επιχειρησιακές μονάδες λειτουργούν 24 ώρες το 24ωρο και η παραγωγή γίνεται αδιάκοπα λόγω της διεθνοποίησης των επιχειρήσεων (πχ, όταν εδώ είναι νύχτα και λογικά θα σταματούσε η παραγωγή, σε άλλο μέρος του κόσμου είναι μέρα και η παραγωγή συνεχίζεται, και το αντίθετο). Με αυτόν τον τρόπο ακολουθείται ο ρυθμός των άλλων επιχειρήσεων (ανταγωνιστικότητα). Τέλος, αν σταματήσει να λειτουργεί το πληροφοριακό σύστημα διοίκησης της επιχείρησης, αυτόματα σταματάει και η παραγωγή καθώς και η λειτουργία της. Γι’ αυτό οι επιχειρήσεις δίνουν μεγάλη σημασία στην ασφάλεια του συστήματος αλλά και στο κατάλληλα καταρτισμένο προσωπικό γιατί οι άνθρωποι της είναι και η δύναμή της.

The rapid development of computer science technology over the last decades had as result the growth of information systems in companies. In these Management Information Systems enormous quantities of functional data are recorded (it concerns companies daily functionality e.g. accounts registration of tariffs, deposit movements and financial movements etc). However, these information systems are designed to record and access this data, and it aims to automate the formal operation of companies (e.g. publication of traffics, deposit financial follow-ups, customer service, tax confrontation etc) and they cannot provide information to the executive members. In other words we could say that the strategic information that concerns companies “bigger” picture, is the efficiency of product per geographic region and not only. It is about information that is usually found scattered in the existing information systems of companies and there is no automated way in other to create a unite and focused picture that is required for the administration. At this point, the role of management Information Systems for administration begins via the information that is needed, in order to achieve the objectives effectively and efficiently. It is important to mention that in case a company does not allocate some information systems of administration today, it will not be easy to face competition and above all viability. The MIS of companies are involved in all processes such as production, supplies, marketing, reserves etc). Various companies that are active in different geographic regions locate MIS, (this kind of companies is studied in this final work in capital 5: case study). For this reason it has growth and competitiveness. It is important to mention the that “big” Operational Units work on a 24 hours basis for non stop production due to the internationalization of companies (due to the time difference, when somewhere is night time and reasonably the production would stop, somewhere else in world is daytime and production continues). Finally, if the MIS of companies stop, automatically the production stops, as well as the operation. For this reason, companies pay enough attention in the safety of the systems, but above all they pay attention to the Human Resource which is their biggest strength.